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1 – „DIE CORONA-KRISE WIRD UNS EINEN SCHUB GEBEN“

Die Arbeit beim öffentlichen Dienst ist vielseitig, spannend und vor allem sinnstiftend. Doch die Konkurrenz auf dem Arbeitsmarkt ist groß, und deshalb muss er die nachrückende Generation für sich begeistern.

Foto: The Point of View Photography

Dunkle Gewitterwolken zogen über München auf, während hochrangige Vertreterinnen und Vertreter aus Ministerien, Verwaltung und Wissenschaft am frühen Abend des 22. Juni in der Panorama Lounge des Süddeutschen Verlages diskutierten. Sie stehen sinnbildlich für die Gefahr, die dem Arbeitsmarkt und damit auch dem öffentlichen Dienst droht: In den nächsten zehn Jahren wird die Generation der Baby Boomer in den Ruhestand gehen und eine klaffende Lücke bei Behörden und Instituten hinterlassen. Damit der öffentliche Dienst mit heute mehr als fünf Millionen Beschäftigten seine vielfältigen Aufgaben auch in Zukunft erfüllen kann, ist er dringend auf qualifizierten Nachwuchs angewiesen. Um den buhlen allerdings auch die Unternehmen der Privatwirtschaft.

Die Pandemie hat die große gesellschaftliche Relevanz, aber auch die Schwächen des öffentlichen Dienstes offenbart. Um als attraktiver Arbeitgeber Schüler und Studierende, die demnächst von den Realschulen, Gymnasien, Fachhochschulen und Universitäten kommen,  für sich zu gewinnen, ist noch einiges zu tun: Die Umstellung auf New Work, die Verbesserung der Rekrutierung und das Aufholen bei der Digitalisierung gehören zu den drei wichtigsten Aufgaben für Ministerien und Einrichtungen von Bund, Ländern und Gemeinden. Vor diesem Hintergrund diskutierten auf Einladung des Verlags der Süddeutschen Zeitung die sieben Teilnehmerinnen und Teilnehmer rund zwei Stunden über bisherige Erfolge und notwendige Schritte.

Arno Makowsky, der viele Jahre als Ressortleiter für die Süddeutsche Zeitung gearbeitet hat, moderierte den Runden Tisch zum Thema „Öffentlicher Dienst“. Auf den folgenden Seiten können Sie, leicht gekürzt, die angeregte Diskussion über die Herausforderungen bei der Schaffung moderner Arbeitswelten, der Personalgewinnung und der Digitalisierung für die öffentlichen Arbeitgeber verfolgen. 

1. CORONA UND DIE FOLGEN 

Herr Dietrich, durch den Ausbruch der Corona-Pandemie ist der öffentliche Dienst über Nacht in eine neue Arbeitswelt katapultiert worden. Welche Veränderungen werden über die Krise hinaus Bestand haben?

Alexander Dietrich – Natürlich haben wir uns schon länger mit Homeoffice und mobiler Arbeit beschäftigt und eine entsprechende Dienstvereinbarung mit unserer Personalvertretung abgeschlossen. Aber so richtig in Schwung gekommen sind diese Themen erst durch die Bewältigung der Corona-Krise, weil uns dafür ad hoc die technische Infrastruktur zur Verfügung gestellt wurde. Wir haben mit der Arbeit im Homeoffice sehr gute Erfahrungen gemacht. Das Thema ist durch Corona endgültig in der Welt des öffentlichen Dienstes angekommen und wird dort auch bleiben. Wir stehen in München ja seit jeher vor der Herausforderung, genügend bezahlbare Büros und Arbeitsplätze zu finden. Der Konsolidierungsdruck, der durch die Krise auf den öffentlichen Haushalten lastet, trägt seinen Teil dazu bei, dass wir uns sehr viele Gedanken darüber machen, wie die Arbeitswelt der Zukunft aussieht. Wir haben im vergangenen Jahr eine Umfrage unter unseren Beschäftigten durchgeführt, für die Homeoffice grundsätzlich möglich ist. Die hat gezeigt, dass sich die Hälfte von ihnen vorstellen kann, künftig auf einen eigenen Büroarbeitsplatz zu verzichten, wenn sie dafür öfter zu Hause arbeiten können. Das ist immerhin ein Viertel unserer gesamten Belegschaft.

„DIE HÄLFTE DER BELEGSCHAFT, DEREN ARBEIT IM HOMEOFFICE GEMACHT WERDEN KANN, MÖCHTE DIES AN BIS ZU DREI TAGEN TUN.“

Herr Riedel, neue Arbeitswelten ist ein Thema, mit dem Sie sich in Nürnberg ebenfalls schon länger beschäftigen. Wie sieht denn bei Ihnen der Arbeitsplatz der Zukunft aus?

Harald Riedel – Auf jeden Fall anders als jetzt. Wir sind aktuell noch in der Vorbereitungsphase und arbeiten, wie vermutlich die meisten hier in der Runde, noch in Büros in Innenstadtlagen. Das heißt in Gebäuden, die sehr unflexibel sind, wenn es um die Einrichtung neuer Bürokonzepte geht. Mit der Anmietung eines ehemaligen Gebäudes von Quelle, das ein Investor für uns bis 2024 umbaut, haben wir die Chance, für vier Dienststellen mit circa 1200 Mitarbeitern eine aktivitätsbasierte Bürowelt zu schaffen. Damit holen wir gegenüber der Privatwirtschaft, die uns darin zweifellos voraus ist, ein gutes Stück auf. Wir starten mit einer Sharing-Quote von 0,7, das heißt, auf 100 Mitarbeiter kommen 70 Büroarbeitsplätze. Ähnlich wie in München gehen wir davon aus, dass die Hälfte der Belegschaft, deren Arbeit im Homeoffice gemacht werden kann, dies künftig zwischen ein und drei Tagen in der Woche tun möchte. Neben flexiblen Raumkonzepten kommt es dabei auf die mobile technische Ausstattung an. Wir hatten vor Corona 400 Beschäftigte im Homeoffice. Innerhalb von vier Wochen nach Ausbruch der Pandemie waren es 4200 und inzwischen sind es fast 5000. Das sind zwei Drittel aller für das Homeoffice geeigneten Arbeitsplätze bei der Stadtverwaltung Nürnberg. Bis 2024 wollen wir das auf eine solide technische Basis stellen. Das ist schon eine Revolution, auch wenn sie unspektakulär abläuft.

 

Herr Sauer, welche Erfahrung haben Sie mit der raschen Umstellung aufs Homeoffice gemacht?

Norbert Sauer – Wir haben im Juli 2020 unsere Führungskräfte bezüglich ihrer Erfahrungen befragt. Insgesamt hat sich nach der Bewertung der Führungskräfte die Arbeitsqualität und Arbeitsquantität sowie die Qualität der internen Zusammenarbeit nicht verändert. Die Beurteilung der Arbeitsform Homeoffice hingegen hat sich verbessert. Dies ist umso bemerkenswerter, als die Homeoffice-Bedingungen bei vielen Beschäftigten in der besonderen Pandemie-Situation, zum Beispiel Störung durch Kinder oder keine optimale Arbeitsplatzsituation, nicht dem normalen Standard nach unserer Dienstvereinbarung entsprochen haben. Zudem haben wir auch von unseren Kunden, also den Versicherten und den Versorgungsempfängern, gutes Feedback erhalten.

Werner Albrecht, Geschäftsführer Personal, Immobilien, Bäder bei den Stadtwerken München, will mehr Kreativplätze schaffen. Foto: The Point of View Photography

Frau Dübner-Gee, Sie repräsentieren mit der Max-Planck-Gesellschaft eine große Wissenschaftsorganisation. Welche Form wird bei Ihnen die Post-Corona-Arbeitswelt annehmen?

Kerstin Dübner-Gee – Das wird ein sehr spannender Prozess. Meine Verantwortung für die Personalentwicklungsange-bote erstreckt sich über 86 verschiedene Institute im In- und Ausland. Vor anderthalb Jahren haben wir die Planck Academy gegründet. Ihr Ziel ist es, Max-Planck-weit zielgruppenspezifische Programme für Weiterbildungen und persönliche Karriereentwicklung anzubieten – sowohl für die Mitarbeitenden im Wissenschafts- als auch im Wissenschaftsmanagementbereich. Pandemiebedingt mussten wir gleich nach der Eröffnung alles ausschließlich digital aufbauen. Für den digitalen Teil der Academy war die Pandemie sozusagen ein guter Rückenwind. Natürlich diskutieren auch wir, wie wir unsere Büros künftig nutzen. Dazu verhandeln wir derzeit eine Pilotbetriebsvereinbarung, mit der wir in der Abteilung zwei Büros neu konzipieren und geteilte Arbeitsplätze einrichten, um für die Generalverwaltung ein neues Raumkonzept zu erproben. Wie sehr wir in der MPG insgesamt künftig auf Homeoffice umstellen können, hängt stark von der Arbeit des jeweiligen Instituts und Bereichs ab. Ein Laborarbeitsplatz mit Forschung an Tieren lässt sich nicht zuhause einrichten. Als eine nicht zu unterschätzende Herausforderung hat sich für uns während der Corona-Krise vor allem die Integration des ausländischen Personals herausgestellt, dessen Anteil bei mehr als 50 Prozent liegt. Insbesondere unser wissenschaftlicher Nachwuchs war von den Auswirkungen des Lockdowns stark betroffen. Die Isolation und der fehlende kollegiale und familiäre Austausch haben für vielfältige Belastungen gesorgt. Beispielsweise überlegten einige unserer internationalen Talente durchaus auch, in ihre Heimat zurückzukehren. Ohne Gegenmaßnahmen kann das für uns beim Recruiting ebenfalls zum Problem werden.

 

Herr Sauer, wird sich der Trend zu Großraumbüros durch die jüngsten Erfahrungen umkehren und die Menschen wieder in Einzelbüros arbeiten?

Norbert Sauer – Momentan arbeiten unsere Mitarbeiter fast durchweg in Büros für ein bis drei Personen. Unser neues Verwaltungsgebäude werden wir in etwa vier Jahren beziehen, und stellen dahin gehend entsprechende Überlegungen an. Dort werden wir flexiblere Flächen einrichten und gehen von einer Desksharing-Quote von mehr als 70 Prozent aus. Wenn man bedenkt, wie oft ein Arbeitsplatz aufgrund von Urlaub, Krankheit und Veranstaltungen nicht genutzt wird, dann ergibt sich allein daraus ein Potential von 20 Prozent. Wir werden also weniger Büroarbeitsplätze haben, dafür aber neue Arbeitswelten schaffen.

„ES GEHT BEI NEUEN ARBEITSWELTEN NICHT SO SEHR UM DAS THEMA BÜROGRÖSSE, SONDERN UM VERÄNDERTES ARBEITEN.“

Werner Albrecht – Ich denke, es geht nicht so sehr um das Thema Bürogröße, sondern um verändertes Arbeiten. Wenn die Mitarbeiter künftig drei Tage in der Woche im Home-office arbeiten, dann kommen sie zu uns, weil sie sich mit ihren Kollegen austauschen wollen. Dafür benötigen wir Kreativplätze, Besprechungsräume und andere Möglichkeiten für ein dynamisches und motiviertes Miteinander. Da brauche ich kein Büro und schon gar kein Großraumbüro, denn das ist ein Ideenkiller. Vielmehr benötigen wir unterschiedliche Zonen und Besprechungsebenen. Deshalb haben wir vor zwei Jahren eines unserer fünf Gebäude großflächig umgebaut. Ich selbst arbeite dort und warte auf das Ende der Pandemie und freue mich, wenn endlich wieder mehr Menschen dort miteinander arbeiten. Denn genau dafür ist es eingerichtet worden. Für Telefonate gibt es Rückzugsmöglichkeiten. Ob die Leute die Vor- und Nachbereitung von Meetings im Homeoffice oder am Coworking-Platz machen, ist ihre Sache. Als ich diese Smart Working-Flächen für verändertes Arbeiten geplant habe, hat viele Mitarbeiter die Sorge vor dem Großraumbüro umgetrieben. Die neue Arbeitswelt ist aber viel kleinteiliger aufgebaut, als es die alten Begrifflichkeiten ausdrücken. Wenn wir mit dem Wort Großraumbüro heute Abend aufräumen können und aufzeigen, was die neuen Bürowelten tatsächlich für die Mitarbeiter und ihre Arbeit bedeuten, dann hätten wir schon ein wichtiges Ziel erreicht.

Norbert Sauer – Wir haben unseren Mitarbeitern Anima-tionen gezeigt, wie unsere Planung für das neue Gebäude aussieht. Da fiel als Reaktion bei einzelnen Beschäftigten ebenfalls der Begriff Großraumbüro. Die Angst davor ist definitiv vorhanden, und einige können sich die Veränderungen bisher nur schwer vorstellen. Andere hingegen freuen sich auf die neuen Arbeitswelten.

Werner Albrecht – Dieses Problem habe ich auf spielerischeWeise gelöst. Zuerst habe ich meinen Mitarbeitern die schlimmsten Bilder von Großraumbüros gezeigt und gesagt, so wird es künftig aussehen. Die Reaktion fiel entsprechend aus. Dann habe ich eingeräumt, dass es die falschen Bilder waren und ihnen unsere tatsächliche Planung gezeigt. Das hat die Vorurteile schlagartig ausgeräumt, weil sie gesehen haben, dass wir in ganz anderen Kategorien denken. Es ist ganz wichtig, die Bilder in den Köpfen aufzubrechen und die Menschen einzuladen, über die neue Arbeitswelt nachzudenken.

Harald Riedel – Das ist bei uns gelungen, in dem wir in Nürnberg Unternehmen der Privatwirtschaft besucht haben, die wir als Best-Practice-Beispiele ansehen. Zu diesen Führungen haben wir Kolleginnen und Kollegen mitgenommen, insbesondere auch aus dem Personalrat. Dadurch hat sich Stück für Stück die Sicht verändert.

Künftig wird es flexiblere Flächen und mehr Desksharing geben, sagte Norbert Sauer, Personalleiter bei der Bayerischen Versorgungskammer.
Foto: The Point of View Photography

Friederike Engert – Es gibt zu dem Thema noch einen weiteren wichtigen Aspekt. Als im Zuge der Corona-Krise die Pflicht zum Homeoffice kam, ist das bei vielen Menschen auf gar nicht so große Begeisterung gestoßen. Es gibt nämlich durchaus eine Sehnsucht, die anderen im Büro zu sehen und miteinander zu arbeiten. Ich glaube nicht, dass die Erfahrung mit Corona dazu führt, dass künftig alle nur noch im Homeoffice sitzen. Während der Krise haben sich nämlich auch ganz klar die Schwächen dieses Systems gezeigt, die unter anderem bei Menschen, die sehr lange zu Hause bleiben mussten, zu Vereinsamung geführt haben. Das Homeoffice wird bleiben, aber viele Menschen haben auch wieder den Wert des Büros schätzen gelernt. Interessant finde ich, wie sich während der Krise die Besprechungskultur verändert hat. Das betrifft zum Beispiel die Bewerbungsgespräche, bei denen man virtuell einen anderen Eindruck von den Leuten erhält als bei einem persönlichen Gespräch. Das gilt aber etwa auch für große Bund-Länder-Besprechungen mit vielen Beteiligten, die auf einmal viel schneller gingen. Allerdings kann man persönliche Gespräche nicht ganz ersetzen, weil sonst einiges verloren geht. Die neuen Formen der Zusammenarbeit, etwa bei der Fortbildung mit Online-Schulungen oder Vorträgen zum Gesundheitsmanagement, tragen dazu bei, Zeit, Nerven und Kosten zu sparen. Deshalb werden sie ganz sicher bleiben.

 

Wenn es um Informationsaustausch geht, kann man vieles virtuell machen. Aber läuft das auch bei Bewerbungsgesprächen, wo der persönliche Eindruck zählt?

Friederike Engert – Ja, das funktioniert auch bei virtuellen Bewerbungsgesprächen. Man sollte allerdings einen großen Bildschirm haben. Es ist allein schon interessant, vor welchen Hintergrund sich die Menschen setzen. Die einen sitzen am Schreibtisch und haben im Hintergrund lustige Posteroder das Bild von der Freundin oder dem Freund, andere setzen sich mit Anzug bewusst vor eine weiße Wand, die keinerlei Rückschlüsse auf das persönliche Umfeld zulässt. Allein dadurch erfährt man ja schon etwas .

Viele Mitarbeiter hätten während des Lockdowns den Wert des Büros schätzen gelernt, erläuterte Friederike Engert, Sachgebietsleiterin im Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration. Foto: The Point of View Photography

Was kommt bei Ihnen besser an?

Friederike Engert – Ich bevorzuge die weiße Wand, denn da lenkt nichts vom Menschen ab, um den es gerade geht. Mein Eindruck ist, dass mir beim Führen von virtuellen Bewerbungsgesprächen nichts entgeht.

Nicole Lang – Bei Einstellungsgesprächen, die wir in dieser Form ja ebenfalls durchführen, haben wir sehr positive Erfahrungen gemacht. Aber bei Auswahlgesprächen für Führungspositionen haben wir recht schnell gemerkt, also schon im April 2020, dass es nicht ideal funktioniert. Diese Gespräche muss man in Präsenz durchführen, weil sie am Ende über die Vergabe von zum Teil hochrangigen Positionen innerhalb der Verwaltung entscheiden. Dabei ist die Interaktion zwischen den Bewerbern und der Auswahlkommission für die Entscheidung enorm wichtig. Wenn es bei Einstellungen darum geht, aus einem größeren Pool eine Vorauswahl zu treffen, dann sind virtuelle Bewerbungsgespräche gut geeignet. Auch unsere Ausbildung in der Verwaltung sowie unsere dualen Studiengänge an der Hochschule für den öffentlichen Dienst haben wir kurzerhand und mit großem Engagement komplett umgestellt und in den virtuellen Raum verlegt. Das klappt grundsätzlich gut, aber ohne den persönlichen Austausch kommt leider manches zu kurz. In online veranstalteten Runden kommt eine lebendige Diskussion einfach schwieriger zustande. Der reine Austausch von Fachinformationen lässt sich leicht in den virtuellen Raum verlagern – dies wird vermutlich auch die Zahl der Dienstreisen reduzieren. Aber wenn es darüber hinaus geht, bleiben persönliche Treffen wichtig. Dennoch werden wir einige neue Formate, zu denen wir gutes Feedback erhalten haben, auch nach der Pandemie nutzen.

Alexander Dietrich – Die veränderte Besprechungskultur birgt allerdings auch die Gefahr, dass man zu viele Gespräche an einem Tag führt. Früher konnte man auf der Hin- und Rückfahrt noch einmal über die Inhalte nachdenken. Nur weil man es technisch kann, sollte man sich nicht zu oft virtuell treffen. Dafür muss man die Führungskräfte sensibilisieren.

Nicole Lang – Eine weitere Gefahr sehe ich in der Entgrenzung der Arbeit, weil sich im Homeoffice die Trennung von Arbeit und Freizeit auflöst. Es gehört zur Fürsorgepflicht der Führungskräfte, darauf zu achten, dass die Arbeitszeiten am Abend und am Wochenende nicht ausufern und die Ausnahme bleiben. Natürlich haben die Beschäftigten unterschiedliche Bedürfnisse. Es ist auch kein Problem, wenn jemand nach dem Homeschooling der Kinder noch abends etwas zu Ende bringt, was tagsüber liegen geblieben ist. Doch wenn das überhand nimmt, sollte man die Mitarbeiter darauf ansprechen und nach Lösungen suchen.

Weitere Themen beim Runden Tisch – Arbeiten beim Öffentlichen Dienst

2 – Rekrutierung3 – Digitalisierung

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Der öffentliche Dienst bietet eine Fülle an sinnvollen Aufgaben und spannenden Entfaltungsmöglichkeiten.
Doch es gibt noch einiges zu tun, damit sich künftig mehr Bewerber für ihn entscheiden.

1 – Corona und die Folgen2 – Rekrutierung3 – Digitalisierung

Der runde Tisch teilnehmer

  • Werner Albrecht

    ist seit November 2013 Geschäftsführer Personal, Immobilien, Bäder bei den Stadtwerken München (SWM). 

    Nach einer Ausbildung in der Kommunalverwaltung arbeitete er fast 20 Jahre für die Gewerkschaft ÖTV, später ver.di. 2003 ging er zu den SWM in den Bereich Personalpolitische Grundsatzfragen. 2007 wechselte er in das Büro der Geschäftsführung, 2013 wurde er Leiter des Personalmanagements.

  • Dr. Alexander Dietrich

    ist seit Juli 2016 hauptberuflicher Stadtrat und Personal- und Organisationsreferent der Landeshauptstadt München. 

    Nach dem Jurastudium arbeitete er als Rechtsanwalt, als Staatsanwalt und Richter am Amtsgericht München sowie als Referatsleiter für Justiz und öffentlichen Dienst bei der CSU-Landtagsfraktion. Von 2013 bis 2016 war er ehrenamtlicher Stadtrat der CSU.

  • Kerstin Dübner-Geeist

    seit März 2018 Leiterin der neuen Abteilung Personalentwicklung & Chancen in der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft (MPG). 

    Zuvor war sie unter anderem Leiterin des Munich Dual Career Office und Koordinatorin des Zukunftskonzepts Exzellenzinitiative der Technischen Universität München. Zuletzt verantwortete sie das Geschäftsfeld Interne Angebote der Fraunhofer Academy.

  • Friederike Engert

    ist seit August 2014 Sachgebietsleiterin im Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration. 

    Sie leitet das Sachgebiet Personal für akademisches Personal in der allgemeinen inneren Verwaltung und der Verwaltungsgerichtsbarkeit. Nach dem Studium der Rechtswissenschaft an den Universitäten Heidelberg und Bologna arbeitete sie zwei Jahre als Rechtsanwältin in einer Münchner Großkanzlei, ehe sie 1999 in das Staatsministerium wechselte.

  • Dr. Nicole Lang

    ist seit Mai 2018 Leiterin der Abteilung II „Recht des öffentlichen Dienstes und Personalverwaltung“ im Staatsministerium der Finanzen und für Heimat. 

    Nach dem Studium der Rechtswissenschaft an der Universität Regensburg begann sie 1999 ihre Karriere beim Staatsministerium der Finanzen. 2007 wurde sie Büroleiterin des Staatsministers, 2011 Referatsleiterin für „Besoldung und Stellenpläne“.

  • Harald Riedel

    ist seit 2008 Stadtrat und Kämmerer der Stadt Nürnberg. 

    Aufgabenschwerpunkt ist die Schaffung einer modernen und leistungsfähigen Verwaltung. Nach dem Studium der Volkswirtschaft begann er bei der Münchener Ingenieurberatungsgesellschaft Dorsch Consult in der Entwicklungsplanung. Von 1996 bis 2004 war er Geschäftsführer der Nürnberger SPD-Stadtratsfraktion und von 2004 bis 2008 Referatsleiter in der Zentrale der Bundesagentur für Arbeit. Neben seiner Arbeit als Kämmerer ist er seit Mai 2017 auch für die Bereiche Personal und IT verantwortlich.

  • Norbert Sauer

    Ist seit Juli 2017 Leiter der Personalabteilung bei der Bayerischen Versorgungskammer (BVK). 

    Nach einer Ausbildung zum Versicherungskaufmann studierte er Wirtschaftswissenschaften an der Technischen Hochschule Nürnberg. Seine berufliche Laufbahn begann er als Controller im Rechnungswesen der Quelle Versicherungen in Fürth. 1999 wechselte er als Revisor zur BVK und war jeweils fünf Jahre stellvertretender Revisionsleiter und Leiter des Vorstandsreferats.

DER RUNDE TISCH – Arbeiten beim öffentlichen Dienst

Seit Beginn der Corona-Krise zieht es viel mehr Menschen als früher zu den öffentlichen Arbeitgebern. Das ist schön, reicht aber nicht, um die künftigen Lücken zu schließen. Im Umgang mit der Werbetrommel muss Vater Staat noch furioser werden.

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