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Mittelstand - digital aus der Krise

8 Min. Lesezeit

Für den wirtschaftlichen Erfolg sind digitale Technologien längst unverzichtbar.
Aber wie gelingt der digitale Wandel angesichts der aktuellen Entwicklungen?
Der IT-Dienstleister DATEV zeigt es.

Immerhin Rang vier. Nur Singapur, Großbritannien und die USA stehen vor Deutschland – in einem weltweiten Vergleich des digitalen Reifegrads kleiner und mittlerer Unternehmen. Gerade vor dem Hintergrund, dass der deutsche Mittelstand bei der Digitalisierung oft als Nachzügler gescholten wird, ist dieses Ergebnis der im September von der International Data Corporation (IDC) vorgestellten „SMB Digital Maturity Study 2020“ mehr als ermutigend. Demnach müssen lediglich 56 Prozent des deutschen Mittelstands die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse beschleunigen.Viele kleine und mittelständische Unternehmen scheinen von den Initiativen zu profitieren, die sie bereits vor der Krise auf den Weg gebracht haben, aber der durch Corona ausgelöste Zugzwang hat dem Ganzen einen ordentlichen Schub verpasst.  

Die Pandemie als Katalysator

Digital aus der Krise: Die Corona-Pandemie und ihre Folgen wirkt auf viele Unternehmen wie ein Katalysator, aber eben in zwei Richtungen. Wer bisher die Digitalisierung vernachlässigt und aufgeschoben hat, kommt jetzt in ernsthafte Schwierigkeiten. Konventionell nachgefragte Produkte werden nicht mehr nachgefragt, ganze Märkte brechen weg. Die Folge ist nicht selten die Insolvenz. Weil sich gerade Mittelständler oft viel zu lange auf überholte Geschäftsmodelle und veraltete Strukturen verlassen haben, spüren sie nun die Konsequenzen.  

Auf der anderen Seite gibt es mittelständische Unternehmen, auf die die aktuelle Krise wie ein Turbo-Booster wirkt. Sie haben frühzeitig neue digitale Ideen entwickelt und neue Lieferwege identifiziert. Wie zum Beispiel der klassische Lebensmitteleinzelhandel, der plötzlich Delivery-Service anbietet. Oder die Outdoor-Branche, die neue, digitale Kanäle zum Endkunden aufbaut. 

Kaufmännische Prozesse ohne Medienbruch

Keine Frage: Der Druck und die Geschwindigkeit, sich zu verändern, nehmen weiter zu. Digitale Geschäftsmodelle basieren auf Flexibilität. Nur: Klassische Organisationsstrukturen, die darauf spezialisiert sind, möglichst effizient ein Maximum des immer Gleichen zu produzieren, setzen eine stabile Umgebung voraus. Aber kein Unternehmen kann es sich leisten, zu warten, bis es sichere Rahmenbedingungen gibt. Weil unsere Wirtschaft immer mehr von einem schnellen und reibungslosen Austausch von Daten lebt. Vor allem kaufmännische Prozesse müssen durchgängig, also ohne Medienbruch funktionieren – beim mittelständischen, international tätigen „hidden champion“ ebenso wie beim Bäcker oder Metzger nebenan.

Der IT-Dienstleister DATEV setzt sich für durchgängig digitale Abläufe in diesem Umfeld ein. Ob Angebot, Rechnung, Zahlungsverkehr, Controlling oder Buchführung: Das Automatisieren und kollaborative Bearbeiten auf sicheren Cloud-Plattformen bringt viel, weil einmal erfasste Daten ganze Prozessketten durchlaufen können.

Steuerberater als Outsourcing-Dienstleister

Kaufmännische Prozesse eignen sich sehr gut für den Einstieg in die digitale Welt. Weil sie administrative Aufgaben sind, notwendig zwar für das Geschäft, aber idealerweise auch mit möglichst geringem Aufwand zu erledigen. Außerdem gibt es mit dem Steuerberater einen vertrauten Partner, der dabei hervorragend unterstützen kann.Viele Steuerberater fungieren bereits als Outsourcing-Dienstleister für mittelständische Unternehmen – etwa bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Nach Informationen der DATEV lagern rund 1,4 Millionen Unternehmen diese Tätigkeit an eine Steuerkanzlei aus. Auch bei der Finanzbuchführung, dem Management von Liquidität oder dem Mahnwesen sind häufig Steuerberater involviert. Bei digitalisierten betriebswirtschaftlichen Prozessen sind sie direkt in den Datenkreislauf eingebunden.

Kurz erklärt


Cloud-Sourcing: Begriff,der sich aus „Cloud-Computing“ und „Outsourcing“ zusammensetzt. Moderne Art der Software-Nutzung durch externe IT-Services und Lösungen aus Cloud-Umgebungen.

Digitaler Finanzbericht (DiFin): standardisiertes Verfahren zur digitalen Einreichung von Jahresabschlüssen. Seit Einführung im März 2018 haben viele Banken und Sparkassen auf die neue, bundesweit einheitliche Übermittlungsform umgestellt.

E-Bilanz: elektronische Übermittlung von Jahresabschlüssen aller bilanzierenden Unternehmen, unabhängig von Rechtsform und Größe, an die Finanzverwaltung.

Elektronische Offenlegung: publikationspflichtige Jahresabschlüsse können im Bundesanzeiger veröffentlicht werden – digital. Wichtig dabei ist u.a. die Wahrung von bestimmten Fristen.

Wer wäre also besser geeignet, Mittelständler beim digitalen Wandel zu helfen als Steuerberater? „Das bestehende Beratungsspektrum prädestiniert ihn geradezu zum Digital-Coach“, meint Robert Mayr, Chief Executive Officer bei DATEV (siehe Interview). Um die digitale Zusammenarbeit von Steuerberatern und Mandanten gut zu organisieren und die Anbindung an Lieferanten, Kunden und Behörden einfach und effizient zu gestalten, versorgt DATEV als IT-Dienstleister beide Partner mit den passenden Lösungen. Mayr: „Wir haben ein digitales Ökosystem aufgebaut, in dem sich Unternehmen die passende Systemlandschaft zusammenstellen können, um ihre Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen.“

Dazu gehören neue Cloud-Services, digitale Finanzberichte und Verbesserungen des Workflows ebenso wie der „DATEV-Marktplatz“ im Internet: Auf ihm sind Lösungen von weit mehr als 200 Partnerunternehmen gelistet, deren Programme das Produkt-Portfolio von DATEV sinnvoll ergänzen. Anwender finden dort ganz einfach Software für unterschiedlichste Anforderungen. Die Suche auf dem Marktplatz lässt sich nach Branche, Funktion oder der zu ergänzenden DATEV-Lösung filtern. Die Bandbreite der Branchen wird dabei kontinuierlich erweitert.

Rechnungen digitalisieren – ganz einfach!

Eine aktuelle Studie des Software-Spezialisten Star Finanz zeigt, dass 87 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland die Digitalisierung als echte Chance begreifen. Gerade mal 13 Prozent empfinden den digitalen Wandel heute noch als Bedrohung.

Als Einstieg in digitale Abläufe bietet es sich an, damit zu beginnen, Rechnungen zu digitalisieren, um sie elektronisch weiterverarbeiten zu können. Und das geht heute schon sehr unkompliziert – man fotografiert sie einfach mit dem Smartphone.

„Der Steuerberater ist der ideale Digital-Coach“

Fünf Fragen an DATEV-Chef Robert Mayr zu Geschäftsmodellen und den Stolpersteinen der Digitalisierung

DATEV-Chef Robert Mayr

Dr. Robert Mayr ist als CEO für die Gesamtsteuerung und die übergreifende Strategie von DATEV verantwortlich.

Inwieweit hat der Mittelstand in Deutschland seine Prozesse bereits digitalisiert?
Wir sind noch lange nicht an dem Punkt, an dem wir sein sollten, aber die Entwicklung ist ermutigend. Jahrelang verzeichneten die einschlägigen Studien von Marktforschern einen zwar kontinuierlichen, aber eher langsamen Fortschritt. Die Corona-Krise hat diesen Trend abrupt stark beschleunigt und einen Digitalisierungsschub ausgelöst. Wir selbst haben die verstärkte Nachfrage nach digitalen Lösungen sehr intensiv gespürt: In der Hochphase des Lockdowns hat DATEV beispielsweise mehr als 10.000 Remote-Arbeitsplätze pro Woche bei Kunden eingerichtet. Inzwischen zeigt sich das Phänomen auch in ersten Untersuchungen. Nach einer Umfrage des Bitkom haben 75 Prozent der Unternehmen ihre Investitionen in digitale Geräte oder Anwendungen erhöht, und immerhin jeder vierte Betrieb widmet der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse nun mehr Aufmerksamkeit als vorher.

Wie würden Sie den Unterschied zwischen „Geschäftsmodell heute“ und „Geschäftsmodell morgen“ beschreiben?
Der Zugang zu Märkten und Kunden läuft zunehmend über das Internet, während Geschäftsanbahnungs- und Vertriebsstrukturen, die stark auf physischen Kontakt setzen, an Bedeutung verlieren. In diversen Branchen sehen wir außerdem, dass sich digitale Plattformen zwischen dem Anbieter und seinen Kunden ansiedeln. Wer beispielsweise heute ein Hotel buchen möchte, nutzt dafür die entsprechenden Portale. Ein zukunftsfähiges Geschäftsmodell muss also die digitale Markterschließung berücksichtigen und sich in diesem Umfeld behaupten. Dazu ist zunächst einmal wichtig, den schnellen reibungslosen Austausch und perspektivisch die automatisierte Weiterverarbeitung von Daten im eigenen Betrieb, aber auch in der Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten und Kunden umzusetzen. In meiner Zielvorstellung werden Informationen so früh wie möglich digital erfasst und durchlaufen die Prozessketten ganz automatisiert, ohne Medienbrüche.

Was sind die häufigsten Stolpersteine bei der Umsetzung?
Grundsätzlich sehe ich die Gefahr, sich in Mammutprojekte zu stürzen und alles auf einmal machen zu wollen. Viel sinnvoller ist die Politik der kleinen, aber kontinuierlichen Schritte. Der Unternehmer soll sich einen Prozess herausgreifen, mit dessen Umsetzung starten und dabei die Mitarbeiter einbeziehen. Hervorragend für diesen Einstieg eignen sich übrigens die kaufmännischen Prozesse. Ein guter Start ist es, Rechnungen zu digitalisieren, um sie elektronisch weiterverarbeiten zu können – das geht heute schon durch Fotografieren mit dem Smartphone. Anschließend können die Informationen vom Zahlungsverkehr bis ins Controlling und die Buchführung höchst effizient digital weiterverarbeitet werden.

Worauf sollten Mittelständler besonders achten, wenn sie bei der digitalen Transformation auf Berater oder Experten zurückgreifen?
Gerade wenn ich selbst die Fragestellungen nicht so gut einschätzen kann, geht es bei der Suche des richtigen Beraters vor allem um Vertrauen. Deshalb rate ich Unternehmern dazu, ihre steuerlichen Berater zu fragen, wenn es um Prozessdigitalisierung geht. Der Steuerberater ist traditionell der Outsourcing-Dienstleister für mittelständische Unternehmen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, für die Finanzbuchführung oder auch das Liquiditätsmanagement und das Mahnwesen. Das bestehende Beratungsspektrum prädestiniert ihn geradezu zum Digital-Coach.

Welche Rolle kann der Steuerberater bei der Digitalisierung des Mittelstandes spielen – und welche spielt DATEV?
Die exponierte Stellung des Steuerberaters als meist langjähriger, vertrauensvoller Partner ist eine optimale Voraussetzung. Er hat einen hervorragenden Einblick die Mandantenunternehmen, kennt deren Abläufe und ist im Idealfall bereits heute direkt in den Datenkreislauf eingebunden. DATEV versorgt beide Partner mit den passenden Lösungen, um die digitale Zusammenarbeit gut zu organisieren, aber auch die Anbindung an Lieferanten, Kunden und Behörden einfach und effizient zu gestalten. Dazu hat DATEV ein digitales Ökosystem aufgebaut und integriert Lösungen von Partnern darin, so dass sich Unternehmen individuell die passende Systemlandschaft zusammenstellen können, die ihre Geschäftsprozesse optimal unterstützt.