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RPA

Die Roboter kommen ins Büro

17. Mai 2021 - 7 Min. Lesezeit

Wäre es nicht schön, einen digitalen Helfer zu haben, der einem stupide und zeitaufwändige Arbeiten abnimmt? Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) kann das. Wie RPA funktioniert und wie Unternehmen davon profitieren.

Software ist dumm. Aber sie kann gut Dinge erledigen, die uns nerven, überfordern oder langweilen. Immer häufiger nehmen kleine digitale Helfer Menschen repetitive und zeitintensive Aufgaben ab. Klaglos und unermüdlich arbeiten sie komplexe Prozesse ab, die Unternehmen Zeit und Geld und ihre Mitarbeiter Energie kosten. In einer Studie hat der Personaldienstleister Hays herausgefunden, dass Wissensarbeiter knapp die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit Routinetätigkeiten verbringen, für die sie weder Spezialwissen noch Kreativität oder Lösungskompetenz benötigen. Ist das wirklich nötig?

Die Firma Neuroth möchte sich damit nicht länger abfinden und nahm die Umstellung auf ein neues Warenwirtschaftssystem vor sechs Monaten zum Anlass, ihre Mitarbeiter sukzessive zu entlasten. Damals stand der österreichische Marktführer für Hörakustik und international erfolgreiche Anbieter von Hörgeräten und Gehörschutz vor der Herausforderung, 2.500 alte Produktdatensätze händisch aufbereiten und neu einpflegen zu müssen.

„Durch unseren Dienstleister Atos kamen wir auf die Idee, diese mühsame Migrationsarbeit automatisiert durch Software-Roboter erledigen zu lassen“, erinnert sich der IT-Leiter der Neuroth-Gruppe, Heimo Kern. Andernfalls hätte die ohnehin gut ausgelastete Belegschaft die Produktionsdaten in Form von Excel-Listen aufbereiten und übertragen müssen, was einen Aufwand von 6.000 bis 8.000 Personenstunden bedeutet hätte. „Deshalb nahmen wir die Veränderung zum Anlass, unsere Mitarbeiter jetzt und in Zukunft durch modernste Technologie zu entlasten“, so Kern.

Digitale Hauselfen: emsig und schmerzfrei

Thomas Janis, Experte beim IT-Dienstleister Atos
Thomas Janis, Experte beim IT-Dienstleister Atos

Gemeinsam mit Atos führte Neuroth eine neue Technologie ein, die in der Fachwelt als Robotic Process Automation, kurz RPA, bezeichnet wird. Atos-Experte Thomas Janis erklärt: „In Analogie zu den bekannten Robotern aus der Fertigungshalle nutzen immer mehr Unternehmen ‚RPA Bots‘, um diese strukturierten Prozesse ausführen zu lassen.“ In Anlehnung an Harry Potter nennt der Atos-Experte die digitalen Helfer „digitale Hauselfen“. „Sie füllen Formulare aus, schaufeln große Datenmengen von einem System zum anderen, sortieren, schreiben und beantworten E-Mails oder prüfen mit Demokäufen die Erreichbarkeit von Online-Shops.“

RPA zählt zu den am schnellsten wachsenden Segmenten der Softwarebranche. Warum das so ist, ist leicht nachzuvollziehen. „Mit RPA können Unternehmen massiv Kosten einsparen, menschliche Irrtümer und Fehlerquellen ausschließen und Datenschutzrisiken umgehen“, erklärt Thomas Janis. Die Unternehmen könnten unterschiedlichste Tätigkeiten an Software-Roboter abgeben, bis hin zur Kundenakquise.

Börsenhype um rumänische RPA-Firma

Das riesige Potenzial, das sich über sämtliche Branchen erstreckt, lässt sich auch daran erkennen, wie einschlägige Softwarefirmen an der Börse bewertet werden, die das Thema RPA innovativ weiterentwickeln und anwendbar machen. So gelang etwa dem in Rumänien gegründeten Unternehmen UiPath im April mit einer Erstnotierung von 29 Milliarden Dollar der größte US-Börsengang, den ein Start-up mit europäischen Wurzeln bis dato aufs Parkett gelegt hatte.

Thomas Janis, dessen Arbeitgeber Atos außer mit UiPath mit zwei weiteren RPA-Softwareanbietern zusammenarbeitet, führt den Durchbruch auf zwei Entwicklungen zurück: Zum einen lassen sich die RPA Bots im Grunde sehr einfach erstellen. Zum anderen hält die Cloud mittlerweile geeignete Plattformen bereit, mit denen sich RPA auch auf Enterprise-Niveau betreiben lässt. „Die Cloud liefert uns die nötigen Standards und Rechenkapazitäten, um beliebig große Datenmengen analysieren, verarbeiten und aggregieren zu können“, erklärt der Atos-Experte. Damit können nun nicht mehr nur einzelne Aktionen, sondern bei Bedarf auch ganze Prozesse wirtschaftlich automatisiert und dokumentiert werden.“

Smarte Roboter zum Selberbauen

Die großen Cloud-Plattformen für RPA haben aber noch einen weiteren Vorteil: Dank ihres modularen Aufbaus kann Atos je nach Anforderung auch fertige Bausteine aus den Bereichen Künstliche Intelligenz oder Machine-Learning einklinken und die Software-Roboter damit zunehmend schlauer agieren lassen. So wie bei Steve, den Thomas Janis und sein Team rein aus Spaß gebaut haben. „Mit Steve kann man sich direkt unterhalten, er kommuniziert wie ein Mensch“, berichtet der Atos-Experte. Seine Vision ist, dass sich irgendwann alle Mitarbeiter ihre eigenen digitalen Hauselfen bauen können. Mithilfe intuitiver grafischer Programmierung sei das heute schon möglich. Man müsse sich das wie einen Rekorder vorstellen, mit dem man seine Arbeitsabläufe aufzeichne, um sie später an bestimmte Ereignisse geknüpft automatisch ablaufen zu lassen.

Beim Unternehmen Neuroth in Österreich ist man nach wie vor begeistert von der Idee, die Mitarbeiter mithilfe von Atos laufend weiter zu entlasten und so mehr Zeit und Energie für wertschöpfende, anspruchsvolle Aufgaben zu haben. „Wir waren überrascht, wie schnell unser erstes Projekt erfasst, umgesetzt und erledigt war“, sagt IT-Leiter Kern. Ganze zehn Tage brauchte das Team von Thomas Janis von der Analyse und Entwicklung bis zum erfolgreichen Abschluss der Migration. „Ich bin mir sicher, dass Robotic Process Automation die Arbeitsweise revolutionieren wird und uns die Zeit- und Kostenersparnisse einen echten Business-Nutzen sowie erheblichen Wettbewerbsvorteile bringen.“

Die Sprache der Menschen sprechen

Dank verhältnismäßig geringer Investitionskosten, die sich zudem innerhalb von Wochen oder Tagen rechnen, dürften RPA bald zu einem Standardwerkzeug im Automatisierungskoffer der Unternehmen werden. Damit die ersten und alle folgenden Projekte aber auf Anhieb ins Schwarze treffen, sollten gute Umsetzungspartner neben aller Enterprise-Expertise auch ein wenig Start-up-Mentalität mitbringen und sich schnell, agil und dynamisch am Puls der Zeit bewegen, findet Thomas Janis.

Weitere Zutaten für das Erfolgsrezept RPA seien eine geordnete Vorgehensweise, eine saubere Dokumentation und gute Auffassungsgabe. Um immer wieder erfolgreich zu sein, müssen IT-Dienstleister wie Atos die jeweilige Arbeitskultur und vor allem die Menschen verstehen, denen die Software-Roboter lästige Aufgaben abnehmen sollen. Ist das der Fall, so Janis, sprudeln schon beim ersten Workshop die Ideen nur so aus den Mitarbeitern heraus. Und bald darauf geht ein neuer Schwarm Hauselfen ans Werk.

Atos ist ein weltweit führender Anbieter für die digitale Transformation mit über 110.000 Mitarbeitern in 73 Ländern und einem Jahresumsatz von mehr als 12 Milliarden Euro. Als europäischer Marktführer für Cloud, Cybersecurity und High Performance Computing bietet die Atos Gruppe ganzheitliche Lösungen für Orchestrated Hybrid Cloud, Big Data, Business-Anwendungen und Digital Workplace. Der Konzern ist der weltweite Informationstechnologie-Partner der Olympischen und Paralympischen Spiele und firmiert unter den Marken Atos, Atos|Syntel und Unify. Atos ist eine SE (Societas Europaea) und an der Pariser Börse als eine der 40 führenden französischen Aktiengesellschaften (CAC40) notiert. Das Ziel von Atos ist es, die Zukunft der Informationstechnologie mitzugestalten. Atos Fachwissen und Services fördern Wissensentwicklung, Bildung sowie Forschung in einer multikulturellen Welt und tragen zu wissenschaftlicher und technologischer Exzellenz bei. Weltweit ermöglicht die Atos Gruppe ihren Kunden und Mitarbeitern sowie der Gesellschaft insgesamt, in einem sicheren Informationsraum nachhaltig zu leben, zu arbeiten und sich zu entwickeln.